従来までのオフィス勤務ではなく、時間や場所にとらわれず仕事ができるリモートワークは、新型コロナウイルスの感染拡大、働き方改革の一環として政府も推進しています。
優秀な人材確保、離職率の低下、リスク分散、コスト削減など、リモートワークにはさまざまなメリットがあるため、導入を検討している企業は多いでしょう。
しかし、リモートワークには事前準備も必要なので、ただ闇雲に導入を進めてもいいというわけではありません。
そこでこの記事では、企業がリモートワークを導入する正しいやり方を紹介します。「リモートワークの導入を考えている」「リモートワークを導入して業務効率を上げたい」と考えている企業の方は、ぜひ最後までご覧ください。
リモートワーク導入を成功させる一番のポイントは、導入前の準備です。企業がリモートワークを導入する際は、下記の手順で進めていくとよいでしょう。
ここからは、リモートワークの導入に失敗しないためのやり方を1つずつ解説します。しっかりプロセスを踏んで導入しましょう。
リモートワークを導入して何を実現させたいと考えていますか？まずは、なぜ自社にリモートワークを導入するのかという目的を明確にすることが大切です。
企業と社員の双方に多くのメリットがあるリモートワークですが、目的を明確にしていなければ運用方針を決めることができず、機能しているかどうかの効果検証ができません。
リモートワーク導入の主な目的は下記の通りです。
現在の日本は深刻な少子高齢化が進み、優秀な人材を確保するのは難しい状況です。
そのような社会情勢の中で優秀な人材を確保し続けるためには、柔軟な働き方ができ、多様な人材の確保にもつながるリモートワークの導入といった取り組みが企業には求められています。
自社が抱える課題を可視化したうえでリモートワークを導入する必要性について考え、目的を設定し、導入を進めていきましょう。
続いては、自社のリモートワーク導入を推進するメンバーを構築します。その際は、社内の各部署から1人ずつ責任者を選定してプロジェクトチームを構築するのが理想です。
リモートワークは社内全体を巻き込む新しい社内制度であり、経営や人事にも関わるため、複数部署からリーダーを選出すると役立ちます。各方面から適正な人材を選定しましょう。
続いては、各部署で行われている現状のビジネスプロセスや業務を分析し、リモートワークへ移行した際に発生するであろう課題を抽出していきます。
現状把握において、特に確認しておきたいポイントは下記の通りです。
現状を把握することで課題が可視化されていきます。リモートワークで継続できる部分と見直しが必要な部分を明確にしましょう。
たとえば、オフィス勤務では上長が目で見て勤怠管理ができていましたが、リモートワークでは離れた場所で働くため、実際に見て出勤状況を確認することはできません。
また、リモートワークでは勤務態度を含めた人事評価ができなくなるため、主な評価基準を成果物にするなどの変更が求められるでしょう。
他にも、セキュリティ対策、社内研修の在り方、社員のICTツール環境など、事前に確認しておかなければいけない点は多くあります。
現状の把握をせずにテレワーク制度を設計したことで、結果的に業務が混乱してしまった…という例は多数の企業で見受けられます。それぞれの現場での「現状の働き方」とこれまでの「社内制度」を確認し、課題を洗い出しましょう。
現状把握と課題抽出が完了した後は、リモートワーク導入に向けた社内ルールを作ります。
まずは、リモートワークの対象となる社員と業務を選定します。対象となる社員を選定する際は、導入目的を踏まえ、メリットを最大限に活かせる人材を優先してください。
たとえば、リモートワークを導入する目的が離職率の低下であれば、育児や介護に時間を割きたいと考えている社員を優先的に移行させてあげましょう。
導入形態もさまざまで、完全に出社しないフルリモートワークもあれば、週の何日間はオフィスで仕事をするといった方法もあります。
業務とICTツールの親和性やコミュニケーションの取り方など、勤怠管理だけではなく仕事の進め方についても社内ルールを確立し、業務に支障がでないように整備をする必要があります。
業種により異なりますが、一般的にリモートワークで使われるICTツールは下記の通りです。
Web会議システムは、離れた場所で働いている社員と打ち合わせやコミュニケーションを図る際に不可欠なツールで、「Zoom」や「Google Meet」などが有名です。
チャットツールやタスク管理ツールを使えば、同じ部署の社員が離れて仕事をしていても円滑に進められるようになります。
セキュリティ対策では、遠隔でオフィス端末のデスクトップを操作できる「リモートワークデスクトップ」や、「仮想デスクトップ」などが使われています。リモートワークをするうえでICTの利用は不可欠なので、社内ルールとしてツールの活用方法を共有しておきましょう。
リモートワークを導入する前に、対象社員に対して説明会を行います。
企業によっては、すべての部署がリモートワークの対象になるとは限りません。一部の部署や人だけにリモートワークを導入することで、社員の間で差別感が出ることもあります。
そうならないためにも、推進プロジェクトのリーダーだけではなく、できれば経営層が直接リモートワークの重要性やメリットを説明したうえで、なぜ導入するかを丁寧に説明してください。
説明会は研修も兼ねていますので、リモートワーク業務に関わる新しい社内ルールやツールの説明などを落とし込んでいきます。
その後は、繁忙期を避けた時期にトライアルを実施します。各部署との相談が必要ですが、一般的には3～6ヶ月ほどを目安に、トライアル期間を設定していきましょう。
リモートワークのトライアルが終了した後は、対象社員に対してヒアリングを行い、不満点や課題点を洗い出していきましょう。また、可視化した現状課題と照らし合わせたうえで、リモートワークを導入して業務効率が向上しているかを確認する必要があります。
他にも、従業員の満足度、コミュニケーションは図れているか、労働時間など、良かった点と悪かった点をヒアリングで聞き出したうえで改善していきましょう。
リモートワークは、導入した後もPDCAを使用して効果を検証する必要があります。
定性的ではなく定量的にも評価できるようにしておくと、目的を達成するまでに具体的にどれ位の数値が必要かを明確化できます。
リモートワークは評価と改善を何度も繰り返すことでブラッシュアップされていくので、実際にリモートワークで働いている社員から意見を聞き、よりよい環境を作り上げていきましょう。
リモートワークの場合、上司や同僚とのコミュニケーションは画像や文字、web会議システムを介して行われます。
直接対面で話すときほど相手の調子などを読み取ることができず、また主に業務上の連絡に限られるので、従来のオフィス勤務よりもコミュニケーションの機会が減少するため、社員がストレスを抱えメンタルヘルスに問題を抱えるケースが少なくありません。
リモートワークによる主なストレスの原因は下記の通りです。
特に、ひとり暮らしをしている社員は孤独感を感じることが多く、プライベートと仕事の切り替えが上手にできず、常に仕事に追われているような感覚に陥りがちです。
企業が実施できるメンタルケアとしては、相談窓口の設置、雑談環境を作る、1対1の面談などが挙げられます。
当然ではありますが、社員がメンタルヘルス不調をきたせば業務の生産性が低下し、離職率が上昇するリスクが高まります。
意外に見落としてしまいがちですが、社員のメンタルケアは欠かさずに行いましょう。
リモートワークを成功させるためには、業務内容に適したICTツールを最大限に活用できるルールを設定しておくようにしましょう。
最近はリモートワークが普及しているので、チャット、ファイル共有、クラウドストレージなどを一括で管理できるビジネス用のICTツールが多く普及しています。
しかし、何よりも重要なのは業務内容に適したICTツールかどうかです。
Web会議システムの「Zoom」やチャット機能を持つ「Chatwork」などは、リモートワーク環境下での使用率が高いツールです。ツールは無料版と有料版どちらもある場合は、業務内容に支障なく使えるのはどちらなのかを必ず精査したうえで、使用ツールを検討してください。
リモートワークは、一朝一夕の準備で導入できるものではありません。
社員が円滑に仕事を進められる環境を整備するためには、現状の把握や課題の抽出、明確な社内ルールを策定し、実施後も評価と改善を繰り返す必要があります。
さらに、業務内容に適したICTツールの選定や社員のメンタルケアなど、取り組まなければいけない項目は多岐に渡ります。
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