テレワーク（リモートワーク/在宅ワーク）は、情報通信技術（ICT）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
勤務場所にとらわれない新しい仕事のスタイルであり、働き方改革の一環としての側面もあります。
テレワークは、感染症対策や企業のイメージアップなどに効果的であるため、導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、メリットの部分に注目しがちですが、実はテレワークを導入することで多くの課題に直面したという企業も少なくありません。
この記事では、テレワーク導入時に直面する課題と、その解決に向けた対策について詳しく解説します。
「テレワークの導入を検討している」「事前に課題と対策について知っておきたい」と考えている担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
テレワークのほかにリモートワークや在宅勤務などの名称がありますが、いずれも意味は同じです。本記事では、テレワークという名称で統一しています。
テレワークの導入に伴う課題は職種や業務内容によって異なりますが、共通する課題もあります。テレワークの共通する課題は大きく分けて3つ（環境、セキュリティ、業務内容）であり、導入前に把握しておくことが大切です。
以下でそれぞれの課題の詳細について解説していきます。
テレワークに限った話ではありませんが、働く環境は従業員にとって非常に重要です。
テレワークを導入する場合、従業員がそれぞれの環境で働くことになります。機器や備品が揃っているオフィスとは異なり、個人の自宅は仕事に適した環境になっていない可能性があります。スマートフォンが普及した現代では、パソコンを持っていないという方も多いです。そのため、インターネット環境が整備されていないケースも想定されるため、企業側から何らかの支援が必要になります。
テレワークを導入する際は、従業員一人ひとりの環境が仕事に適しているかどうかを個別に確認し、必要に応じて支援すると良いでしょう。
今はインターネットを通してあらゆる情報にアクセスできる時代です。そのため、企業だけではなく、個人もインターネットセキュリティには細心の注意を払わなければなりません。
企業が管理するオフィスではインターネットセキュリティが整備されているケースが多く、情報漏洩やウィルス感染のリスクが最小限に抑えられています。
しかし、個人の自宅の場合はインターネットセキュリティを導入していない可能性があります。
セキュリティ対策がとられていない環境で仕事をした場合、情報を盗まれたりハッキングされたりする恐れがあるため、企業と従業員にとっての損失につながりかねません。
テレワークを導入する際は、それぞれの従業員のセキュリティ状況を事前に確認することが大切です。
すべての業務がテレワークに適しているとは限りません。
例えば、医療・福祉や運送業などの対面で仕事する必要がある職種は、テレワークに移行することは難しいといえます。
オフィス業務の場合は比較的テレワークに移行しやすい傾向にありますが、適切な業務フローが組まれていなければ業務効率の低下を招く可能性があります。
テレワークを導入する際は、まず自社の業務が移行可能なのか、どうすれば移行できるのか考えることが大切です。
テレワークの導入は、企業にとって多くのメリットを生む可能性を秘めています。
しかし、メリットがあるからといって、むやみに導入してしまってはかえってリスクを背負うことになりかねません。テレワークの導入には必ず何らかの課題が伴います。
職種や業務内容によって課題はさまざまですが、事前にどういった課題があるか把握しておくことで、リスクを最小限に抑えることが可能です。
ここでは、企業が直面する代表的な課題を5つ紹介します。
テレワークの導入は、必ず何らかのコストがかかります。テレワークは、単に従業員を職場以外の場所に配置すれば済むというものではなく、まずは働ける環境を整備しなければなりません。
従業員個人で仕事に使用できる機器や備品を所有しているケースは少ないため、企業側で用意する必要があります。
従業員が快適に業務を遂行するためには、パソコンと通信環境は最低限必要であり導入コストは避けられないといえるでしょう。
導入コストはかかりますが、代わりにランニングコストは安くなる傾向にあるため、検討の余地は十分にあります。
テレワークの場合、従業員はそれぞれの場所で仕事をします。そのため、始業や終業、休憩時間などが把握できないという課題があります。
オフィスであれば、従業員を目視で確認できるため勤怠管理は比較的容易です。しかし、テレワークはそれぞれの従業員が目の届かない場所で働いているため、勤怠管理が難しくなります。
勤怠管理が行き届いていない場合は、長時間労働を招く恐れがあるため注意が必要です。
現在は、テレワークに適した勤怠管理システムがあります。従業員の労働時間を正確に把握し、必要以上の負担がかからないように配慮することが大切です。
テレワークを導入したことによって、業務効率が低下したという企業も少なくありません。主な原因としては、コミュニケーション不足や業務フローの不一致などが挙げられます。
基本的にテレワークは一人で働くため、上司や同僚に質問したり相談したりすることはできません。そのため、業務で問題が発生してもすぐに解決できない可能性があります。
こういったことを防ぐためにも、コミュニケーションを円滑化する工夫や業務フローの見直しが必要です。
今はいつどこで情報が流出してもおかしくない時代です。
セキュリティ対策がとられているオフィス内であれば、そういったリスクは最小限です。しかし、個人の自宅の場合は高度なセキュリティを導入しているケースは稀であるため、情報漏洩やデータ改ざんなどのリスクがあります。
情報漏洩は企業だけでなく、従業員にとっても損失となり得ます。リスクを回避するためには、企業側で従業員の働く環境を整備する必要があります。
テレワークは新しい働き方です。そのため、従来のオフィスや職場と同じ業務フローのままテレワークに移行してしまうと、問題が発生する可能性があります。
紙ベースの書類を使用している場合、テレワークをしている従業員とのやり取りは困難です。また、決済する際に担当者のサインや印鑑が必要な場合も同様であり、業務効率の低下につながりかねません。
テレワークには専用の業務フローが必要です。導入する前に離れていても従来の業務をスムーズに行えるような工夫をしておくことで、業務効率の維持・向上が目指せます。
ここまで解説してきたように、テレワークには多くの課題があります。
しかし、課題が多いからといってテレワークの導入を諦める必要はありません。導入する前に準備と対策を行うことでこれらの課題は十分に解決できます。
ここでは、テレワークの課題を解決する対策を紹介します。
テレワークは従来の働き方とはまったく異なるため、これまでの社内ルールや就業規程には当てはまらないケースが想定されます。
テレワークを導入する際は、対象者や実施範囲を明確にしたうえで、適切な評価方法の制定が必要です。また、従業員のニーズに応えることも重要であり、アンケートやヒアリングを実施して社内全体で内容の検討をすることで失敗のリスクを抑えられます。
社内ルールや就業規程の見直しは他の従業員が不公平と感じないためにも必要なことであり、テレワークを導入する前に形に実施しておく必要があります。
テレワークを適切に導入するためには、向いている業務の選別をする必要があります。
前述したように、テレワークに向いている業務は限られています。また、十分に検討をせず導入に踏み切った場合は、業務効率低下や停滞につながりかねません。
テレワークに向いていると聞いたら事務やオフィス業務が思い浮かびますが、実は移行が難しいと思える業務でもテレワークで対応できる可能性はあります。
業務内容をあらためて洗い出し、テレワークに適した業務フローを構築することが重要です。
コミュニケーション不足による業務効率の低下は、多くの企業が直面する課題です。
テレワークはそれぞれの従業員が別々の場所で働くことが基本であるため、従来の職場のように直接声をかけたり相談することはできません。
この課題を解決するためには、コミュニケーションツールの導入がおすすめです。
コミュニケーションツールは主に、Web会議システムとビジネスチャットの2種類があります。
Web会議システムは、会議だけでなく従業員同士のコミュニケーションの場としても活用できます。お互いの顔を見ながら会話ができるだけでなく、資料や画面の共有を同時に行うことも可能です。
ビジネスチャットはSNSの使用感に似ていて、従業員同士で気軽にやり取りができます。必要な情報を素早く伝達できるため、ちょっとした業務連絡に最適です。
テレワークの導入に踏み切れない企業が多い理由として、勤怠管理の難しさが挙げられます。
テレワークは目の届かない場所で従業員が仕事をするため、始業・就業時間や業務の進捗具合を確認することは容易ではありません。そういった課題を解決するために、勤怠管理ツールの導入がおすすめです。
勤怠管理ツールは、従業員の出退勤だけでなく出勤日数や残業時間を一目で確認することができ、データとして一括で管理できます。
集計もすべて自動で行われるため、労務管理業務の効率化にも有用です。
テレワークで問題となりやすいのが、データの管理です。
従業員がそれぞれ違う場所で働いているため、オンライン上でデータのやりとりを頻繁に行うことが想定されます。万が一機器の紛失や盗難があった場合は、大切なデータも同時に失う可能性があります。
こういったリスクを防ぐためにも、クラウドサービスの活用が有効です。
クラウドサービスであれば、データはオンライン上に保存されるため、機器の紛失があった場合でも再度アクセスできます。
また、アクセス権限を自由に設定できるサービスもあり、部署ごとにフォルダー分けすることも可能です。
この記事では、テレワークが抱える課題とその解決策について解説しました。
テレワークは企業にとって多くのメリットを生むことは確かです。しかし、課題があることも事実であり事前把握をせずに導入をしてしまうと、かえって損失となる可能性を秘めています。
自社にどういった課題があるか把握しておくことで、リスクを未然に防ぐことができ適切にテレワークの導入ができます。
リモートワークの導入を検討する際は社内で十分に話し合い、目的を明確にすることが大切です。
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