テレワークで生産性が低下する？原因と向上させる方法を解説

コレワーク推進によって従業員の満足度の向上が向上したほか、片道1時間の通勤時間がなくなったことで「従業員の勤務時間が増えた」といいます。

テレワークの生産性を下げてしまう要因

生産性が上がったケースもある一方で、生産性が下がってしまうのはなぜなのでしょうか？ここからは、テレワークの生産性を下げてしまう原因について解説します。

業務プロセスや労働状況の把握が難しい

テレワークで生産性が下がってしまう理由として、業務プロセスや労働状況の把握が難しいことが挙げられます。

オフィスでは同じ場所で仕事をすることで自然に従業員の仕事への取り組み方やプロセスを把握できていましたが、テレワークの場合はそれが難しくなります。

チームや一人ひとりの意欲が低下していることに気づかず、いつの間にか生産性が低下してしまっていたというケースもあるようです。

また、上司が部下の労働状況や業務プロセスを確認ができないことで「仕事の内容や成果が適切に評価されているかわからない」と、不安を感じる従業員も少なくありません。

出典元：第5回働く⼈の意識に関する調査（公益財団法⼈ ⽇本⽣産性本部）

公益財団法⼈ ⽇本⽣産性本部が行った「第5回働く⼈の意識に関する調査」によれば、テレワークの労務管理上の課題として「仕事の成果が適切に評価されるか不安」28.9％、「仕事振り（プロセス）が適切に評価されるか不安」28.4％、「オフィスで勤務する者との評価の公平性」23.7％など、評価に対する不安を感じている人が多いことがわかります。

コミュニケーションが難しい、不足しやすい

テレワークでのコミュニケーション不足・質の低下も、生産性を低下させる要因です。

コミュニケーションはテレワークの大きな課題であり、内閣府が公表した「第５回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」でも「画面を通じた情報のみによる コミュニケーション不足やストレス」を感じている人が多いことがわかります。

出典元：第５回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査（内閣府)

オフィスに出社しているときは、上司・同僚・部下と気軽に雑談や相談ができる環境であったため、コミュニケーションが取りやすく、業務も円滑に進めることができました。

テレワークの場合、基本的には自宅などで一人で黙々と作業をこなすことになります。作業には集中できるものの、コミュニケーションが取りづらくなることで情報共有や意思疎通の頻度や質が下がることで、生産性の低下につながります。

【関連記事】
テレワーク時のコミュニケーション課題を解決する方法・コツと便利ツールを紹介！

仕事とプライベートの切り替えができていない

オフィス勤務の場合、出社したらやるべきことは「仕事」のみです。一方、テレワークは自宅で仕事をすることも多く、仕事とプライベートの切り替えが難しくなります。

その結果、オフィス勤務よりテレワーク勤務の方が業務時間が長くなり、長時間勤務が常態化してしまいやすいのです。

日本労働組合総連合会が公表した「テレワークに関する調査2020」によれば、半数以上となる51.5%のテレワーカーが「通常の勤務よりも長時間労働になることがあった」と回答しています。

在宅での作業環境の整備が不十分

テレワークの作業環境も、生産性に影響します。

オフィスの場合、会社のパソコンやキーボード、マウスなどの周辺機器、デスクやオフィスチェア、プリンタなど快適に仕事ができる環境が整っていますが、自宅の環境は従業員によって異なります。

仕事をスムーズに進めるための設備や、集中できる環境が整っていないケースもあり、作業環境が悪いことで生産性が低下してしまっている可能性も考えられるでしょう。

【関連記事】
テレワークは勤務環境の整備が重要！ITシステム環境・作り方・必要なものを解説

テレワークで生産性を高める方法

テレワークで生産性が下がってしまったという声もある一方、生産性が上がったという声もあります。ここからは、テレワークで生産性を高めるための方法について解説します。

コミュニケーション環境を整える

オフィス勤務時と比べると、テレワーク時はコミュニケーションの機会が少なくなりがちです。コミュニケーションを取りやすい環境を整え、意識的にコミュニケーションの機会を増やしていきましょう。

適度なコミュニケーションを取ることでプロジェクトの進捗管理にも役立ち、報連相の滞りもなくせます。部下の不安感や孤独感を和らげるために、管理職や上司・リーダーとの1on1ミーティングも効果的です。

可能であれば、参加ハードルの低い雑談の場を設けておくと、コミュニケーションを促進できるでしょう。

勤怠管理のシステム化と評価制度の見直し

テレワーク時には、勤怠管理のシステム化と評価制度の見直しを行いましょう。オフィス勤務時と同じではなく、テレワークに適した内容に調整することで、生産性向上につなげられます。

業務内容を報告するための雛形を作成し、勤務態度を確認するといった方法も有効です。また、勤怠管理はテレワークで使いやすいシステムを導入すると、管理にかかる手間や時間を減らせます。

テレワークでは評価について不安を感じている従業員が少なくありません。オフィス勤務のときのように勤務態度や進捗での評価は難しくなるため、テレワークに合わせて評価制度を見直しましょう。成果物重視で評価すると、評価がしやすくなり、従業員の不満解消にもつながります。

ITツールを導入する

業務に必要なスペックを満たしたパソコンの貸し出しやインターネット環境の整備と合わせ、ITツールの導入も検討しましょう。

以下は、テレワーク時に活用できる代表的なツールです。

•  社内でのコミュニケーションのためのチャットツール
• タスク管理、プロジェクト進捗管理ツール
• Web会議用のビデオチャットツール
• 勤怠管理システムや労務管理システム
• オンライン新人研修システム
• 社内Q＆A作成ツール
• データを共有できるオンラインストレージ　など

すでにITツールを導入しているものの有効活用できていない場合は、見直しを行いましょう。

ITツールにはいくつもの種類があるため、自社に適した機能があるものを選ぶのがおすすめです。ITツールの導入と合わせて、活用時のルールも設定しておくといいでしょう。